Formaturas e confraternizações de fim de ano: como dar conta da temporada sem virar suporte de foto

Para quem fotografa evento, o ano tem dois calendários. Um vai de janeiro a outubro. O outro começa em novembro e só termina na virada: formatura de escola, colação de faculdade, baile, festa de empresa, amigo secreto do escritório e confraternização de equipe, às vezes duas no mesmo fim de semana.

É a época em que mais entra dinheiro. Também é a época em que o pós-evento vira uma bola de neve. Você ainda está separando as fotos da formatura de sexta quando chega a festa da empresa de sábado, e o "tem foto minha?" de um evento se mistura com o do outro.

Este guia é para atravessar a temporada sem que a entrega coma o seu janeiro.

O problema não é fotografar, é entregar

Dez eventos em seis semanas é cansativo, mas a cobertura você sabe fazer. O que trava é o volume do depois:

• Formatura tem centenas de pessoas querendo se achar: o formando, os pais, os avós e a turma inteira. O checklist de formatura mostra como cobrir sem deixar ninguém de fora.
• Confraternização de empresa tem o RH querendo que cada funcionário receba as próprias fotos, de preferência antes do recesso.
• Os dois chegam com prazo curto, porque o cliente quer postar enquanto o assunto está quente.

Se a entrega de cada evento depende de você separar foto por pessoa, a conta não fecha. São horas de trabalho que não aparecem no orçamento.

Antes da temporada: venda a entrega junto com a cobertura

Outubro é o mês de fechar a agenda, e é aí que a entrega vira argumento de venda.

Para a comissão de formatura. Mostre no celular, durante a reunião, como um pai acha as fotos do filho com uma selfie. A comissão para de ser cobrada pela turma, e isso pesa na decisão.

Para o RH. Empresa gosta de processo. Diga que cada funcionário recebe as próprias fotos por um link, sem lista de e-mails e sem pasta compartilhada com 2.000 arquivos. Para a cobertura corporativa, isso costuma valer mais do que um álbum.

No orçamento. Ponha o prazo de entrega escrito. Se você entrega no dia seguinte, cobre por isso. O artigo sobre quanto cobrar por fotografia de evento ajuda a montar o preço com as horas reais.

Durante a temporada: um fluxo igual para todo evento

Quando a agenda aperta, a improvisação é o que custa caro. Use o mesmo roteiro em todos os eventos.

1. Crie o evento antes de fotografar. Deixe o evento pronto no painel na véspera. Se o QR code vai no convite, no crachá ou no telão, use o link permanente encontreme.app/@suamarca e só aponte para o evento certo quando as fotos subirem.

2. Selecione e suba no mesmo dia, se der. Não precisa entregar tudo tratado na hora. Uma primeira leva boa, no dia seguinte, segura a ansiedade de quem quer postar. O artigo sobre prazo de entrega explica por que o dia seguinte vale mais do que parece.

3. Mande um link só. Para a comissão ou para o RH, e eles divulgam. Mensagem pronta, para copiar:

"Oi, pessoal! As fotos da festa já estão no ar. Abra o link no celular, tire uma selfie e veja todas as fotos em que você aparece. Não precisa baixar aplicativo."

Mais ideias de divulgação estão em como divulgar o link do evento.

4. Escolha a duração do link pelo tipo de evento. No Pro dá para deixar o link no ar por 24 horas, 3 dias ou 15 dias. Formatura pede 15 dias, porque avós e tios demoram mais para abrir. Festa de empresa às vezes resolve com 3 dias antes do recesso.

Cuide do espaço da conta

Na temporada entram muitos eventos seguidos. O Pro tem 5 GB de fotos na conta, somando todos os eventos. Duas atitudes evitam aperto em pleno dezembro:

• Suba as fotos já tratadas e exportadas para a web, e não o arquivo bruto. Com fotos de cerca de 500 KB, cabem mais de 10 mil.
• Quando o link de um evento expira, apague as fotos dele. O espaço volta para a conta na hora, pronto para o próximo.

Depois da temporada: transforme entrega em agenda do ano que vem

Cada formando e cada funcionário que abriu o link viu a sua marca. No Pro, a página do evento leva seu logo e suas cores, e você pode pedir que o convidado siga o seu Instagram antes de baixar.

Em janeiro, isso vira contatos de verdade: a mãe que gostou das fotos da formatura do filho, o gerente que vai organizar a festa do ano que vem. É a melhor propaganda que você pode ter, e ela foi feita durante o trabalho que você já ia fazer.

Checklist da temporada

• Agenda de novembro e dezembro fechada até o fim de outubro.
• Entrega por selfie incluída na proposta, com o prazo escrito.
• Link permanente no convite, no crachá ou no telão.
• Evento criado no painel na véspera.
• Primeira leva de fotos no ar no dia seguinte.
• Mensagem pronta para a comissão ou o RH divulgar.
• Link de 15 dias para formatura.
• Fotos de eventos expirados apagadas para liberar espaço.

Se a temporada ainda não começou para você, dá tempo de testar: são 7 dias grátis no Pro completo, com as fotos de um evento seu.