Graduaciones y fiestas de fin de año: cómo sacar adelante la temporada sin volverte soporte de fotos

Para quien fotografía eventos, el año tiene dos calendarios. Uno va de enero a octubre. El otro empieza en noviembre y solo termina con el Año Nuevo: graduaciones de colegio y de universidad, fiestas de promoción, fiestas de empresa, el amigo secreto de la oficina y la convivencia del equipo, a veces dos el mismo fin de semana.

Es la época en que más dinero entra. También es la época en que el después del evento se vuelve una bola de nieve. Todavía estás separando las fotos de la graduación del viernes cuando llega la fiesta de la empresa del sábado, y el "¿hay alguna foto mía?" de un evento se mezcla con el del otro.

Esta guía es para atravesar la temporada sin que la entrega se coma tu enero.

El problema no es fotografiar, es entregar

Diez eventos en seis semanas cansan, pero la cobertura la sabes hacer. Lo que traba es el volumen de después:

• La graduación tiene cientos de personas queriendo encontrarse: el graduando, los papás, los abuelos y toda la promoción. El checklist de graduación muestra cómo cubrirla sin dejar a nadie fuera.
• La fiesta de empresa tiene a Recursos Humanos queriendo que cada colaborador reciba sus propias fotos, de preferencia antes de las vacaciones.
• Las dos llegan con plazos cortos, porque el cliente quiere publicar mientras el tema está caliente.

Si la entrega de cada evento depende de que tú separes fotos por persona, la cuenta no cierra. Son horas de trabajo que no aparecen en el presupuesto.

Antes de la temporada: vende la entrega junto con la cobertura

Octubre es el mes de cerrar la agenda, y ahí la entrega se vuelve un argumento de venta.

Para el comité de graduación. Muestra en el celular, durante la reunión, cómo un papá encuentra las fotos de su hijo con una selfie. El comité deja de recibir reclamos de la promoción, y eso pesa en la decisión.

Para Recursos Humanos. A las empresas les gustan los procesos. Diles que cada colaborador recibe sus propias fotos con un enlace, sin listas de correos y sin una carpeta compartida con 2.000 archivos. En la cobertura corporativa, eso suele valer más que un álbum.

En el presupuesto. Pon por escrito el plazo de entrega. Si entregas al día siguiente, cobra por eso.

Durante la temporada: el mismo flujo para cada evento

Cuando la agenda aprieta, la improvisación es lo que sale caro. Usa el mismo guion en todos los eventos.

1. Crea el evento antes de fotografiar. Deja el evento listo en el panel la víspera. Si el código QR va en la invitación, en la credencial o en la pantalla, usa el enlace permanente encontreme.app/@tumarca y apúntalo al evento correcto cuando suban las fotos.

2. Selecciona y sube el mismo día, si puedes. No hace falta entregar todo editado al momento. Una primera tanda buena, al día siguiente, calma la ansiedad de quien quiere publicar. El artículo sobre plazo de entrega explica por qué el día siguiente vale más de lo que parece.

3. Manda un solo enlace. Al comité o a Recursos Humanos, y ellos lo comparten. Un mensaje listo para copiar:

"¡Hola a todos! Las fotos de la fiesta ya están disponibles. Abre el enlace en el celular, tómate una selfie y mira todas las fotos en las que apareces. No hace falta descargar ninguna app."

Más ideas para compartirlo en cómo compartir el enlace del evento.

4. Elige la duración del enlace según el tipo de evento. En el Pro puedes dejar el enlace activo 24 horas, 3 días o 15 días. La graduación pide 15 días, porque abuelos y tíos tardan más en abrirlo. Una fiesta de empresa a veces se resuelve con 3 días antes de las vacaciones.

Cuida el espacio de la cuenta

En la temporada entran muchos eventos seguidos. El Pro tiene 5 GB de fotos en la cuenta, sumando todos los eventos. Dos hábitos evitan apuros en pleno diciembre:

• Sube las fotos ya editadas y exportadas para web, no el archivo en bruto. Con fotos de unos 500 KB, caben más de 10 mil.
• Cuando vence el enlace de un evento, borra sus fotos. El espacio vuelve a la cuenta al instante, listo para el próximo.

Después de la temporada: convierte la entrega en la agenda del próximo año

Cada graduando y cada colaborador que abrió el enlace vio tu marca. En el Pro, la página del evento lleva tu logo y tus colores, y puedes invitar al invitado a seguir tu Instagram antes de descargar.

En enero, eso se vuelve contactos de verdad: la mamá a la que le encantaron las fotos de la graduación de su hijo, el gerente que va a organizar la fiesta del año que viene. Es la mejor publicidad que puedes tener, y se hizo durante el trabajo que de todos modos ibas a hacer.

Checklist de la temporada

• Agenda de noviembre y diciembre cerrada a finales de octubre.
• Entrega por selfie incluida en la propuesta, con el plazo por escrito.
• Enlace permanente en la invitación, en la credencial o en la pantalla.
• Evento creado en el panel la víspera.
• Primera tanda de fotos disponible al día siguiente.
• Mensaje listo para que el comité o Recursos Humanos lo compartan.
• Enlace de 15 días para graduaciones.
• Fotos de eventos vencidos borradas para liberar espacio.

Si la temporada todavía no empezó para ti, hay tiempo de probar: tienes 7 días gratis con el Pro completo, con las fotos de un evento tuyo.