Contrato de fotografía de eventos: las cláusulas que evitan dolores de cabeza

Un contrato de fotografía no es burocracia para asustar al cliente. Es el lugar donde ustedes dejan por escrito lo que cada uno espera, antes de que exista cualquier malentendido. La mayoría de los pleitos después del evento nace de algo que no estaba escrito.

Este texto es una guía práctica, no un modelo legal. Úsalo para armar el tuyo y, si puedes, pídele a un abogado que lo revise.

1. Partes y evento

Nombre completo y cédula o RUC de las dos partes, fecha, hora de inicio y de fin, dirección y tipo de evento. Parece obvio, pero es lo que decide si una hora más es cortesía o es hora extra.

2. Qué está incluido

Describe el servicio sin dejar espacio a interpretaciones:

• horas de cobertura y número de fotógrafos;
• lo que entra: ceremonia, fiesta, preparativos, sesión previa;
• lo que no entra: álbum, impresiones, video, traslado a otra ciudad.

3. Horas extra

Valor por hora o por fracción, y quién la autoriza el día del evento. Sin esto, el "quédate un ratito más" se convierte en trabajo gratis.

4. Cantidad de fotos

Escribe un rango, no un número exacto: "entre 400 y 600 fotos editadas". Y aclara el criterio: fotos seleccionadas y editadas por el fotógrafo. Cuántas fotos entregar por evento.

5. Plazo y forma de entrega

• Plazo del adelanto y del archivo completo, en días calendario o hábiles.
• Formato y resolución de los archivos.
• Por dónde llegan las fotos: enlace de descarga, galería en línea, memoria USB.
• Cuánto tiempo queda activa la galería. Si usas una galería con plazo, como un enlace de 15 días en encontreme.app, escríbelo. Pasado el plazo, guardar los archivos es responsabilidad del cliente.

6. Archivos en bruto

Deja claro que las fotos en bruto (RAW) y las no seleccionadas no se entregan. Si quieres vender una selección ampliada, pon el valor aquí.

7. Derechos de autor y uso de las imágenes

• La autoría de las fotos es del fotógrafo, según la ley de derecho de autor de Panamá (Ley 64 de 2012). El cliente recibe una autorización de uso: personal o, cuando corresponda, comercial.
• Si quieres usar las fotos en tu portafolio y en tus redes, pide autorización expresa y ofrece la opción de no autorizar.
• Para el uso comercial por parte de la empresa contratante, describe dónde y por cuánto tiempo.

8. Imagen de los invitados y protección de datos

Las personas fotografiadas tienen derecho sobre su propia imagen, y en Panamá los datos personales están protegidos por la Ley 81 de 2019. Acuerden:

• quién avisa a los invitados que habrá fotografía, por lo general el contratante;
• cómo atender a quien pida salir de una foto;
• qué herramientas usas para entregar, y si tratan datos personales.

Si la entrega usa reconocimiento facial, dilo en el contrato y explica cómo funciona. En encontreme.app, la selfie del invitado solo sirve para la búsqueda y se descarta, y el índice de rostros de las fotos se borra junto con el evento. La política de privacidad explica el resto.

9. Pago, cancelación y cambio de fecha

• Abono para reservar la fecha y saldo hasta la víspera o el mismo día.
• Qué pasa si el cliente cancela: cuánto del abono te quedas y hasta cuándo.
• Cambio de fecha: cuántas veces, con cuánta anticipación y sujeto a tu agenda.

10. Imprevistos de tu lado

Enfermedad, accidente, equipo dañado. Di cómo lo resuelves: un fotógrafo sustituto de calidad equivalente o la devolución del dinero. Y ten equipo de respaldo para que esa cláusula nunca haga falta.

11. Respaldo y almacenamiento

Cuánto tiempo guardas los archivos después de la entrega. De seis meses a un año es lo común. Después de eso, la responsabilidad es del cliente.

Antes de reservar la fecha

Contrato firmado y abono pagado. La firma electrónica es válida y le facilita la vida a las dos partes.